Groepen importeren en exporteren

In dit artikel wordt toegelicht hoe u de import/exportfunctie voor groepen kunt gebruiken. Indien u meer wilt weten over de lay-out en werking van het startscherm of het manueel wijzigen van groepssamenstelling, dan vindt u hierover meer informatie in het artikel: groepen beheren: inleiding.

Wat in dit artikel aan bod komt:

Hoe het importeren van users in een group werkt en hoe het importbestand kan worden gemaakt.
Hoe het exporteren van groups werkt en hoe het resultaat hiervan in Excel kan worden getoond.

1/ Importeren Users in Groups

A/ Werkwijze

Hoewel wij adviseren om de all users page te gebruiken om users aan groepen toe te voegen, kunnen users ook worden toegevoegd aan groepen d.m.v. een import. Om een import te kunnen uitvoeren is het van belang om de code van de gewenste groep te achterhalen. Ga hiervoor naar de Groups pagina en vink de gewenste groep aan en kies bij View Options voor Show group code:

Een overzicht van de Group codes zal nu verschijnen:

In dit voorbeeld is Groep_gc_1 de code voor Groep 1.

Kies nu voor Import boven aan deze pagina om naar de Group import pagina te gaan. U kunt hier bij Import een bestand selecteren:

Dit import bestand moet een .CSV bestand zijn. Een voorbeeld van een dergelijk bestand vind u bovenaan deze pagina bij More help :

Kies hier voor Members om het voorbeeldbestand te downloaden:

Het bestand sample_groupmembers.csv wordt nu geopend.

B/ Zelf een CSV import bestand maken

De meest eenvoudige manier om een CSV bestand te maken voor een import van members naar een group is deze in Notepad aan te maken of in een andere ASCII-editor naar keuze. U kunt indien u wenst het voorbeeldbestand hiervoor gebruiken/aanpassen. Aanklikken opent het bestand in Excel, maar handiger is om Notepad te gebruiken voor het editen, vooral omdat u de bestandsstructuur dient te behouden (een csv bestand is een ascii type bestand. In Excel lijkt het te openen als een Excel bestand).

Open Notepad op u PC en vul het bestand als volgt in, of pas het bestaande bestand aan:

Let op! maak of wijzig het tekstbestand niet in MS-Word! Het kopiëren vanuit Word naar een tekstbestand is niet altijd ‘clean’, soms blijven er codes niet zichtbaar in het bestand achter die bij de import problemen kunnen opleveren!

In dit voorbeeld is Groep_gc_1 de groepcode van de groep waaraan u de users toevoegt solisid1 is de Solisid van de user: deze zijn gescheiden door een comma. Dus Groep_gc_1,solisid1 Groep_gc_1,solisid2 enz.

Wanneer u klaar bent met invoeren van de lijst met users slaat u het bestand op als .csv bestand.

Laat hier ”Save as type” staan op ”Text Documents (.txt)” maar zorg dat de extensie van het bestand niet ”.txt” is, maar ”.csv”, zoals in de voorbeeldafbeelding:

Kies nu voor ”Save”.

Importeer nu het .CSV bestand bij import Group members:

In het Groepen overzicht zult u nu het aantal toegevoegde groepsleden zien staan , in het voorbeeld heeft Groep 1 nu 4 enrolled members.

Controleer of de toegevoegde users de juiste zijn door te klikken op de naam van de groep en te kiezen voor Edit group.

Bij het label Members is het overzicht van de group members weergegeven.

Deze actie wordt gemaild, hierover komt een melding:

.
.

2/ Exporteren van groups en users

A/ Werkwijze

Het is mogelijk om vanuit Blackboard de groep informatie te exporteren.

Ga op de Groups pagina naar export:

Het volgende keuze menu zal verschijnen: we kiezen in het voorbeeld voor Groups only, Include header row

Na Submit zal de volgende melding verschijnen:

Nadat het bestand is aangemaakt, wat enige tijd kan duren, ontvangt u een email bericht met een .zip bestand als attachment:

Volg de instructies in de email op en ”download ZIP file here”.

Let op! In geval van keuze voor ”groups and group members” zal inderdaad een .ZIP bestand worden aangeboden met daarin meerdere bestanden: in het geval van dit voorbeeld bestaat de download uit 1 enkel .CSV bestand.