Groepen importeren en exporteren

Gepubliceerd op

In dit artikel wordt toegelicht hoe u de import/exportfunctie voor groepen kunt gebruiken. Indien u meer wilt weten over de lay-out en werking van het startscherm of het manueel wijzigen van groepssamenstelling, dan vindt u hierover meer informatie in het artikel: groepen beheren: inleiding.

Wat in dit artikel aan bod komt:

  1. Hoe het importeren van users in een group werkt en hoe het importbestand kan worden gemaakt.
  2. Hoe het exporteren van groups werkt en hoe het resultaat hiervan in Excel kan worden getoond.

 

1/ Importeren Users in Groups

A/ Werkwijze

Hoewel wij adviseren om de all users page te gebruiken om users aan groepen toe te voegen,  kunnen users ook worden toegevoegd aan groepen d.m.v. een import. Om een import te kunnen uitvoeren is het van belang om de code van de gewenste groep te achterhalen. Ga hiervoor naar de Groups pagina en vink de gewenste groep aan en kies bij View Options voor Show group code:

Import groups1

Een overzicht van de Group codes zal nu verschijnen:

Import groups2

In dit voorbeeld is Groep_gc_1 de code voor Groep 1.

Kies nu voor Import boven aan deze pagina om naar de Group import pagina te gaan. U kunt hier bij  Import een bestand selecteren:

Groepen Beheren_1

Dit import bestand moet een .CSV bestand zijn. Een voorbeeld van een dergelijk bestand vind u bovenaan deze pagina bij More help :

Import groups5

Kies hier voor Members om het voorbeeldbestand te downloaden:

Import groups6

Het bestand sample_groupmembers.csv wordt nu geopend.

.

B/ Zelf een CSV import bestand maken

De meest eenvoudige manier om een CSV bestand te maken voor een import van members naar een group is deze in Notepad aan te maken of in een andere ASCII-editor naar keuze. U kunt indien u wenst het voorbeeldbestand hiervoor gebruiken/aanpassen. Aanklikken opent het bestand in Excel, maar handiger is om Notepad te gebruiken voor het editen, vooral omdat u de bestandsstructuur dient te behouden (een csv bestand is een ascii type bestand. In Excel lijkt het te openen als een Excel bestand).

Open Notepad op u PC en vul het bestand als volgt in, of pas het bestaande bestand aan:

Import groups notepad

Let op! maak of wijzig het tekstbestand niet in MS-Word! Het kopiëren vanuit Word naar een tekstbestand is niet altijd ‘clean’, soms blijven er codes niet zichtbaar in het bestand achter die bij de import problemen kunnen opleveren!

In dit voorbeeld is Groep_gc_1  de groepcode van de groep waaraan u de users toevoegt  solisid1 is de Solisid van de user: deze zijn gescheiden door een comma. Dus  Groep_gc_1,solisid1   Groep_gc_1,solisid2  enz.

Wanneer u klaar bent met invoeren van de lijst met users slaat u het bestand op als .csv bestand.

Laat hier ”Save as type” staan op ”Text Documents (.txt)” maar zorg dat de extensie van het bestand niet ”.txt” is, maar ”.csv”, zoals in de voorbeeldafbeelding:

CSV opslaan2

Kies nu voor ”Save”.

Importeer nu het .CSV bestand bij import Group members:

Groepen Beheren_1

In het Groepen overzicht zult u nu het aantal toegevoegde groepsleden zien staan , in het voorbeeld heeft Groep 1 nu 4 enrolled members.

import groups9

Controleer of de toegevoegde users de juiste zijn door te klikken op de naam van de groep en te kiezen voor Edit group. 

Bij het label Members is het overzicht van de group members weergegeven.

Deze actie wordt gemaild, hierover komt een melding:

Groups_logmessage

.
.

2/ Exporteren van groups en users

A/ Werkwijze

Het is mogelijk om vanuit Blackboard de groep informatie te exporteren.

Ga op de Groups pagina naar export:

Export groepen1

Het volgende keuze menu zal verschijnen: we kiezen in het voorbeeld voor  Groups only,  Include header row

Groepen Beheren_2

Na Submit zal de volgende melding verschijnen:

Export groepen3

Nadat het bestand is aangemaakt, wat enige tijd kan duren, ontvangt u een email bericht met een .zip bestand als attachment:

Export groepen4

Volg de instructies in de email op en ”download ZIP file here”.

Let op! In geval van keuze voor  ”groups and group members” zal inderdaad een .ZIP bestand worden aangeboden met daarin meerdere bestanden:  in het geval van dit voorbeeld bestaat de download uit 1 enkel .CSV bestand.

.

B/ Omzetten van een .CSV bestand naar een Excel overzicht.

Om het geëxporteerde .csv bestand als excel overzicht te gebruiken moet deze in excel geïmporteerd worden. Dit kan op de volgende wijze:

Open een nieuw excel bestand en selecter ‘From Text’ onder het Data tabblad.

import

Selecteer het gewenste .csv bestand en klik import.
Er wordt nu een import wizard geopend. Kies hier voor Delimited en klik op Next.

3 delimited

Vink op de volgende pagina Tab UIT en Comma AAN:

4 tab uit comma aan

Kies nu voor Finish.

Klik in de pop-up op OK.
import_sheet

Het resultaat is een duidelijk excel overzicht.

5 result

U kunt dit bestand vervolgens opslaan als .XLS of .XLSX bestand waarbij de correct weergave behouden zal blijven.